Program & Project Management: Q2factory

Effektives Projektmanagement basiert auf klarer Zieldefinition, präzisem Scope- und Anforderungsmanagement sowie einer realistischen Projektplanung unter Berücksichtigung von Zeit, Ressourcen und Abhängigkeiten. Eine transparente Kommunikation und ein aktives Stakeholder-Management sorgen für Abstimmung und Vertrauen. Mittels kontinuierlichem Risikomanagement werden potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert und entsprechende Maßnahmen definiert.

Zur Sicherstellung des Projekterfolgs werden im Rahmen der Projektplanung folgende Aspekte berücksichtigt:

Im Scope Management wird der Projektumfang festgelegt, um über eine thematische Abgrenzung den Fokus des Projektes klar zu definieren und die Erwartungshaltung zu formulieren. Die Festlegung des Projektumfangs ist auch eine Voraussetzung für eine realistische Erstellung eines Zeitplans und Kostenplans. Weiterhin werden die konkreten Deliverables mit Fälligkeit und Verantwortlichkeit festgelegt.

Die vorgestellte Methodik wird in einen Zeitplan überführt und dort in eindeutige Aufgabe detailliert, die Aufgaben zeitlich eingeplant und diese den Verantwortlichen zu-gewiesen. Weiterhin wird ein Workshop-Plan eingerichtet, ein wichtiges Tool, um die erforderlichen Workshops mit der richtigen Besetzung zeitgerecht zu planen.

Das einzuhaltende Budget für das Projekt wird in einen Kostenplan überführt und auf Arbeitspaketebene aggregiert, so dass bei der Projektausführung ein Finanzstatus nach Arbeitspaket ausgewiesen werden kann.

Bereits zu Beginn des Projekts identifizierte Risiken werden in einer Risiko-Matrix erfasst, die Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung der Risiken abgeschätzt und Maßnahmen zur Vermeidung und Abmilderung des Risikos festgelegt. Die Risiko-Matrix ist ein lebendes Dokument und wird fortwährend in regelmäßigen Abständen gepflegt und besprochen.

Im Bereich Quality Management werden die Dokumentationsstandards und die Abnahmekriterien für die Deliverables festgelegt.

Im Bereich HR Management wird ein Organigramm der Projektorganisation erstellt und somit die Projektbeteiligten nominiert. In der Kontakteliste befinden sich die Kontaktdaten für eine schnelle Kontaktaufnahme und Sicherstellung der Kommunikationsvoraussetzungen. In einem An-/Abwesenheitsplan werden die Verfügbarkeit und die Vorort-Tage hinterlegt zur Unterstützung der Terminkoordination.

Im Bereich Communication Management wird in einer Kommunikationsmatrix die Kommunikationsstrategie ausgearbeitet, d. h. wer informiert wen zu welchem Zeitpunkt über welche Inhalte.

Im Bereich Change Control wird für das Projekt ein Change Request Formular bereitgestellt und ein Change Log für die Erfassung und Nachverfolgung von Change Requests eingerichtet.

Die Projektplanung bildet die Grundlage für die erfolgreiche Durchführung sowie das Monitoring und Controlling des Projekts. Nach Freigabe der Projektplanung werden alle Beteiligten über ihre Aufgaben, die erwarteten Ergebnisse und den dazugehörigen Zeitplan informiert. Während des Projektverlaufs wird der Fortschritt systematisch dokumentiert, sodass potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.

Bei umfangreichen Vorhaben, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken und aus mehreren Projekten bestehen, führen wir bei unseren Kunden auch ein Program Management durch.

Neben handwerklicher Sorgfalt spielen insbesondere die „weichen Faktoren“ eine entscheidende Rolle
bei der erfolgreichen Durchführung von SAP-Projekten.

01

Abstimmung, Festlegung und „Verteidigung“ klarer Projektleitplanken

02

Etablierung eines geregelten Prozesses für den Umgang mit Scope-Anpassungen im Projektverlauf

03

Frühzeitige Identifikation von Problemen und Tracking entsprechender Maßnahmen

04

Transparente Kommunikation und zwischenmenschliches Gespür als Grundlage für ein motiviertes Team

05

Etablierung eines flexiblen Vorgehens in Form agiler Methoden, um auf Herausforderungen und Änderungen zu reagieren

06

Kontinuierliche Qualitätssicherung zur Sicherstellung, dass Ergebnisse den definierten Standards entsprechen

Die Q2factory-Projektleiter zeichnen sich durch eine tiefgreifende Projektmanagement-Erfahrung in komplexen Einführungs-, Konvertierungs-, Optimierungs- und Rollout-Projekten aus.
Wir setzen auf Projektmanager mit ausgewiesener SAP-Erfahrung, um übergreifende Bereiche wie z.B. Migration Management, Cut-Over Management und Solution Architektur optimal zu steuern.
Unsere Kunden profitieren von einer über Jahre gereiften Methodenkompetenz.
Wir setzen auf moderne Projektmanagement-Tools (z.B. SAP Cloud ALM) für die Projektkollaboration.
Bei der Anwendung unserer Methodensets orientieren wir uns an den Gegebenheiten unserer Kunden und stimmen unsere Vorgehensweise individuell ab.

Bei SAP-Projekten geht es üblicherweise um weit mehr als um die Einhaltung von Zeit und Budget. Es geht im Wesentlichen darum, den Motivations- und Spannungsbogen aller Stakeholder durch die Erzielung früher Erfolge über die gesamte Projektlaufzeit aufrecht zu erhalten. Ebenso entscheidend ist es, sich nicht mit einem „technischen“ GoLive zufriedenzustellen, sondern mit der Einführung von SAP spürbaren Mehrwert für die Organisation zu generieren. Eine wesentliche Säule, um beides zu gewährleisten ist ein effektives Projektmanagement, das nicht nur die Grundtugenden der Projektleitung, sondern die Eigenarten eines SAP-Projekts versteht.

Sie sind der Meinung, dass die Planung und Steuerung Ihres SAP-Programms bzw. -Projekts nicht dem Zufall überlassen, sondern von Profis unterstützt werden sollte? Sie haben erkannt, dass das Projektmanagement nicht nur handwerklich sauber erfolgen muss, sondern auch „weiche Faktoren“ eine zentrale Rollen spielen? Dann sprechen Sie uns gerne an!